オフィス資料、キャビネット資料、倉庫保管資料の整理/削減、電子化をしたいと思っても、通常業務に支障が出たり、そのためのコストがかかってしまう等、なかなか実現できません。また、お客様の解決したい課題によっては、電子化が最適ではないこともあります。
大洋クラウドサービスでは、お客様の目的にそった整理/削減を代行させていただき、必要な資料だけを電子化(共有化)いたします。
そのための、ご相談・コンサルティングやご提案は、無料で承ります。「この資料を電子化したいんだけど?」「倉庫費用を削減したいんだけど?」「引越しをするので、必要なものだけにしたい」など、お困りのことがありましたら是非、ご相談ください。
書類整理のコツは「定期的に見直す」ことですが、なかなか実現できません。個人作業場所→共有書庫→保存書庫→倉庫というように年々増加されていきます。組織変更や社屋移転等のタイミングでは絶対に必要な作業になります。 弊社では御社のご要望に合わせて資料整理を実施することで、以下の効果を発揮します。
整理作業そのものよりも、事前の調査と、整理後の状態をイメージした整理計画の立案が重要です。
書類や冊子、図面に写真、マイクロフィルムや電子化データなど、多種多様な“文書”が存在します。これらの文書は、お客様が長年にわたり培われてきた情報資産であり、会社の財産でもあります。その財産を適切に管理/運用をすることが、お客様の利益拡大および会社の品格につながります。
図面などの大型資料、書籍のような冊子体、マイクロフィルムや写真フィルム…お客様がお持ちの情報資産は多種多様な形態・フォーマットで存在しています。それぞれの媒体に応じた専用の電子化機器を複数台取り揃え、各種 の電子化に対応します。お客様自身で処理するには難しい大量の資料も、高い生産性で電子化することが可能です。倉庫でダンボール保管している無造作に詰められた資料や、保管するものと廃棄するものが混在している資料、開かずの部屋に保管されている未知の資料など、弊社の専門スタッフが現地までお伺いし、全資料の「一覧表」を作成します。
※丸投げ状態でOKです。「おまかせ仕分け」をご提供します。
電子化するだけでなく、そのデータを活用・共有しやすくするためのツールを作成することができます。ツール、システムとあわせてご納品できるため、お客様の業務ですぐにご利用いただけるサービスが提供できます。
▲上へ戻る大量の保管書類も「おまかせ仕分け」により、安価かつスピーディに電子化を行い、高品質なデータを提供いたします。
専門の資料整理スタッフがお客様のオフィスにお伺いし、 御社指定の書類保管規定に基づき的確な仕分けによって、
重複資料を排除し、紙資料の最適化を行います。
①廃棄、②保管、③電子化
に分類分けを致します。
その後、おまかせ仕分けにより、電子化する書類をご指定の保管規定一覧表に基づき、抽出します。
ご要望に応じて、保管代行、廃棄代行、問合せ対応サービスもいたします。
入力したデータは、納品するまで確実に管理し、その後もメールでのサポート、訪問サポート、リモートサポートをお客様の状況に応じて対応します。お問合せにオンデマンドでご対応いたします。
今まで導入した数々の経験を有意義に活用します。
マイクロフィルムとデジタルデータは、保存と活用において、共有が重要になります。
マイクロフィルム |
デジタルデータ |
|
長期保存の問題 | 適切な保管状態の下で半永久的に保存可能(数百年) | メディア自体の耐用年数は、20~30年とも100年以上とも言われています。しかし、数十年後に閲覧しようとした時に、記録されているデータを呼び出すのに必要なOS、ソフト、ドライブが数十年後にも存在するとは限りません。また、データクラッシュ等の予期せぬ事故を避けることはできません。 |
保存スペースの問題 | フィルムを保存専用カートリッジに収納したスペースは、1本が約10㎝×10㎝×2.5㎝(A4、A3書類約3,000枚収録) | ・CD-Rで保存した場合 薄いタイプのケースに収納したスペースは1枚が 約12.5㎝×14.2㎝×0.5㎝(A4、A3書類TIFF形式約5000枚収録) ・サーバで保存した場合 サーバの設置スペース、サーバ専用の部屋 (倉庫1棟分の書類を収録) |
検索性の問題 | マイクロフィルム作成時に作成する索引票の撮影番号をリーダーに入力して検索できる。 もしくはルーペを用いて目視で検索できる。 |
・CD-Rで保存した場合 薄いタイプのケースに収納したスペースは1枚が約12.5㎝×14.2㎝×0.5㎝ (A4、A3書類TIFF形式約5000枚収録) ・サーバで保存した場合 サーバの設置スペース、サーバ専用の部屋(倉庫1棟分の書類を収録) |
上記の様に、マイクロフィルムとデジタルデータのメリット、デメリットをうまく補い合い、保存と活用を両立することが理想です。
▲上へ戻る